StartseiteMagazinAlle BeiträgeProzessoptimierung nach dem Go-live: So wird Software im Alltag wirksam

Prozessoptimierung nach dem Go-live: So wird Software im Alltag wirksam

So optimieren Sie Ihre Prozesse nach dem Go-live, reduzieren manuelle Nacharbeit und machen Erfolge messbar.

Die neue Software ist live – ein wichtiger Meilenstein ist erreicht. Nun zeigt sich, wie gut sie die Bereiche Beratung, Vertrieb und Fachabteilungen tatsächlich unterstützt.

Ein Antrag wird zwar digital erfasst, doch im nächsten System müssen die Daten erneut eingegeben werden. Das Kundenportal funktioniert, aber Rückfragen landen ohne Zuordnung im E-Mail-Postfach. Die Beratungssoftware bietet alle benötigten Funktionen, trotzdem entstehen unnötige Umwege.

Solche Situationen liefern konkrete Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung. Bei der Digitalisierung von Versicherungsprozessen lohnt sich deshalb auch nach dem Produktivstart ein genauer Blick: Wo stockt die Arbeit? Was verursacht zusätzlichen Aufwand? Welche Anpassung bringt den größten Nutzen?

1. Den vollständigen Prozess betrachten

Eine funktionierende Anwendung allein garantiert noch keinen reibungslosen Ablauf. Entscheidend ist, ob ein Vorgang über alle beteiligten Systeme und Abteilungen hinweg erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Bei einer digitalen Antragsstrecke bedeutet das: Daten erfassen, Angaben prüfen, Dokumente erstellen, Informationen übertragen und den Abschluss bestätigen. Eine wichtige Grundlage dafür ist die Integration in bestehende Systemlandschaften.

Auch Google orientiert die Bewertung von Zuverlässigkeit an zentralen Nutzerwegen: Können Menschen ihre wesentlichen Aufgaben mit einem System erfolgreich erledigen?

Für die Praxis: Wählen Sie Ihre drei wichtigsten Geschäftsprozesse aus und prüfen Sie jeweils einen vollständigen Durchlauf:

  • Wo werden Daten doppelt eingegeben?

  • Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?

  • Wo müssen Mitarbeitende manuell eingreifen?

  • Ist eindeutig erkennbar, wann der Vorgang abgeschlossen ist?

So entsteht eine konkrete Grundlage für Verbesserungen.

2. Rückmeldungen gezielt auswerten

„Das ist zu umständlich“ zeigt Handlungsbedarf, erklärt aber noch nicht die Ursache. Aussagekräftiger ist eine konkrete Beobachtung:

„Bei einer Änderung der Bankverbindung müssen dieselben Angaben in zwei Masken eingetragen werden.“

Für verwertbares Feedback reichen zunächst vier Informationen: betroffener Arbeitsschritt, erwartetes Ergebnis, tatsächliches Verhalten und Häufigkeit.

Unterscheiden Sie anschließend: Liegt ein technischer Fehler vor? Fehlt Wissen zur Bedienung? Passt der Ablauf nicht zur Praxis? Oder wird eine zusätzliche Funktion benötigt?

Diese Einordnung hilft, die passende Maßnahme auszuwählen. Eine Schulung erklärt einen Bedienweg. Eine fehlende Datenübertragung erfordert dagegen eine technische oder organisatorische Lösung.

3. Verbesserungen nach ihrem Nutzen priorisieren

Nicht alle Anpassungen sind gleich dringend. Kritische Störungen, fehlerhafte Datenverarbeitung und Sicherheitsprobleme haben höchste Priorität. Danach lohnt es sich, wiederkehrende Hindernisse in den Blick zu nehmen.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht ihr Potenzial:

Wenn bei 500 Vorgängen im Monat jeweils vier Minuten für die doppelte Datenerfassung entfallen, werden rechnerisch rund 33 Stunden Bearbeitungszeit frei.

Dies ist eine illustrative Rechnung. Ob die Entlastung tatsächlich eintritt, sollte nach der Umsetzung überprüft werden.

Bewerten Sie mögliche Verbesserungen anhand von drei Fragen:

  • Wie viele Vorgänge und Mitarbeitende sind betroffen?

  • Welcher Aufwand oder welche Fehler entstehen heute?

  • Wie aufwendig ist die Änderung einschließlich ihrer Abhängigkeiten?

Praxistipp: Verbinden Sie jede Maßnahme mit einem überprüfbaren Ziel: „Wir übernehmen vorhandene Kundendaten in den Folgeprozess, damit die erneute Eingabe entfällt. Den Erfolg erkennen wir an weniger manuellen Nachbearbeitungen.“

Fehlen für die Umsetzung Kapazitäten oder bestimmte Kompetenzen, kann gezielte IT-Projektunterstützung das interne Team ergänzen.

4. Erfolge messen

Anmeldezahlen zeigen, ob Software geöffnet wird. Ob sie den Arbeitsalltag erleichtert, lässt sich besser an den Geschäftsprozessen erkennen.

KennzahlWas sie sichtbar macht
Bearbeitungszeit je vergleichbarem VorgangWie schnell Aufgaben erledigt werden
Anteil der Vorgänge mit manueller NacharbeitWo zusätzlicher Aufwand bestehen bleibt
Erfolgreich abgeschlossene Vorgänge im Verhältnis zu gestarteten VorgängenOb Nutzende ihr fachliches Ziel erreichen

Wichtig sind klare Definitionen: Enthält die Bearbeitungszeit auch Wartezeiten? Werden einfache und komplexe Fälle getrennt betrachtet? Wie werden gespeicherte Entwürfe berücksichtigt?

Beginnen Sie mit wenigen Kennzahlen und legen Sie jeweils Ausgangswert, Ziel und Zuständigkeit fest.

Ein kompakter Fahrplan nach dem Go-live

Die folgenden 90 Tage dienen als Orientierungsrahmen. Kritische Probleme werden unabhängig davon sofort bearbeitet.

ZeitraumSchwerpunkt
Tag
1–30		Kernprozesse prüfen, Rückmeldungen zentral sammeln und Verantwortlichkeiten klären
Tag
31-60		Wiederkehrende Ursachen untersuchen und Verbesserungen priorisieren
Tag
61-90		Ergebnisse messen, Wissen an den Betrieb übergeben und weitere Schritte planen

Die intensive Betreuung unmittelbar nach dem Go-live wird häufig als Hypercare-Phase bezeichnet. Microsoft empfiehlt, ihr Ende an konkrete Kriterien zu knüpfen: etwa stabile Kernprozesse, behobene kritische Probleme und ein Supportteam, das typische Fälle eigenständig bearbeiten kann. Hinweise dazu liefert der Microsoft-Leitfaden zur Übergabe in den Regelbetrieb.

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Welche Abläufe kosten Sie nach dem Go-live noch unnötig Zeit? Gemeinsam lassen sich Optimierungspotenziale einordnen und passende nächste Schritte entwickeln.

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Stand: September 2026

Quellen und weiterführende Informationen:

Der 90-Tage-Plan ist eine redaktionelle Orientierung. Das Rechenbeispiel veranschaulicht mögliches Einsparpotenzial und beschreibt kein gemessenes Projektergebnis.

 

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